2. Werden nach dem Tod eines Gesellschafter-Geschäftsführers die üblicherweise entstehenden Kosten der Trauerfeier von der GmbH übernommen, so handelt es sich auch dann um eine verdeckte Gewinnausschüttung, wenn an der Trauerfeier u.a. Angestellte und Geschäftsfreunde der Gesellschaft teilnehmen.

EStG § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2; KStG 1977 §8 Abs. 3 Satz 2.

I.

Streitig ist, ob

a) Vordrucke über die Bewirtung von Geschäftsfreunden steuerwirksam nachträglich ausgefüllt werden dürfen und

b) Aufwendungen anläßlich einer Trauerfeier eine verdeckte Gewinnausschüttung darstellen.

1. Klägerin und Revisionsklägerin (Klägerin) ist eine GmbH. Alleingesellschafter und alleiniger Geschäftsführer war bis zu seinem Tode im Januar 1981 S. Seine Ehefrau erbte alle Geschäftsanteile. Der bisherige Prokurist R wurde Geschäftsführer.

Anläßlich einer Außenprüfung stellte der Prüfer fest, daß Vordrucke für Bewirtungsaufwendungen für den Veranlagungszeitraum 1981 nicht vorlagen. Daraufhin ließ die Klägerin die Vordrucke im Oktober 1983 nachträglich ausfüllen.

Nach dem Tode von S wurde am 12. Februar 1981 eine Trauerfeier abgehalten. Der Vordruck vom 12. Februar 1981 weist Aufwendungen in Höhe von 3.132,10 DM aus und enthält in der Spalte "bewirtete Personen" die Angabe: "Div. Personen (Kunden, Lieferanten etc.)".

2. Der Beklagte und Revisionsbeklagte (das Finanzamt - FA -) ließ für das Streitjahr Bewirtungsaufwendungen in Höhe von 3.700 DM nicht zum Abzug zu und behandelte die Aufwendungen anläßlich der Trauerfeier als verdeckte Gewinnausschüttungen.

Nach erfolglosem Einspruchsverfahren erhob die Klägerin Klage. Im Klageverfahren erkannte sie von den insgesamt streitigen Bewirtungsaufwendungen (ohne Kosten der Trauerfeier) einen Teilbetrag von 994 DM als nicht abziehbar an. Das FA erkannte einen Teilbetrag von 1.380,37 DM als abziehbare Betriebsausgabe an. Streitig blieben danach noch Bewirtungsaufwendungen in Höhe von 1.325,63 DM und der Aufwand für die Trauerfeier in Höhe von 3.132,10 DM.

Das Finanzgericht (FG) wies die Klage wegen des noch streitigen Betrages ab.

Es hielt ein nachträgliches Ausfüllen der Vordrucke gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) für steuerlich unwirksam. Die Aufwendungen für die Trauerfeier seien durch das Gesellschaftsverhältnis veranlaßt und deshalb als verdeckte Gewinnausschüttung zu werten.

3. Mit ihrer Revision rügt die Klägerin Verletzung materiellen Rechts (§ 8 des Körperschaftsteuergesetzes - KStG - 1977 und § 4 EStG) und Divergenz.

Die Klägerin beantragt, das angefochtene Urteil aufzuheben und die Sache an das FG zurückzuverweisen.

II.

Die Revision der Klägerin ist unbegründet. Sie war zurückzuweisen (§ 126 Abs. 2 der Finanzgerichtsordnung - FGO -).

1. Gemäß § 8 KStG 1977 i.V.m. § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 EStG 1979 dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, den Gewinn nicht mindern, soweit ihre Höhe und ihre betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung hat der Steuerpflichtige auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck (Anlage 3 a zu den Einkommensteuer-Richtlinien - EStR - 1981) schriftlich folgende Angaben zu machen: Ort und Tag der Bewirtung, bewirtete Personen, Anlaß der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen). Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, so dürfen die Bewirtungskosten nicht abgezogen werden.

Einen Zeitpunkt für die Erstellung des Vordrucks bestimmt das Gesetz nicht. Im Hinblick auf den ihm vom Gesetz ausdrücklich zugedachten Zweck des Nachweises kommt dem amtlichen Vordruck jedoch die Bedeutung eines Belegs zu, ohne den der Abzug nicht möglich ist (Urteil des Bundesfinanzhofs - BFH - 25. März 1988 III R 96/85, BFHE 153, 119, BStBl II 1988, 655). Damit tritt der amtliche Vordruck an die Stelle eines Belegs, den der bilanzierende Kaufmann schon nach allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zum Nachweis seiner Aufwendungen zu erstellen hat. Dementsprechend sind die im amtlichen Vordruck vorgeschriebenen Angaben als "besondere Belegführung" beschrieben worden (vgl. BFH-Urteil vom 16. März 1984 VI R 174/80, BFHE 140, 460, BStBl II 1984, 433). Wie allgemein für Belege muß auch für diesen Beleg eine zeitnahe Erstellung verlangt werden. Nur dadurch wird die zuverlässige Wiedergabe der erforderlichen Angaben gewährleistet. Das Ausfüllen des amtlichen Vordrucks darf - ebenso wie die Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 6 EStG (jetzt: § 4 Abs. 7 EStG) - nicht bis nach Ablauf des Geschäftsjahres aufgeschoben werden (BFH in BFHE 153, 119, BStBl II 1988, 655).

Der Senat weicht damit nicht von seinem Urteil vom 27. Juni 1990 I R 168/85, BFHE 161, 125, BStBl II 1990, 903) ab. In dieser Entscheidung hat der Senat für die nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 letzter Halbsatz EStG vorgeschriebene Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen eine nachträgliche Ergänzung des Namens des Bewirtenden anerkannt. In dieser Entscheidung ging es jedoch abweichend vom Streitfall nicht um eine nachträgliche Erstellung von Belegen vollen Umfangs, sondern lediglich um deren Ergänzung.

2. Das FG hat die Aufwendungen für die Trauerfeier anläßlich der Bestattung von S ohne Rechtsirrtum als verdeckte Gewinnausschüttungen angesehen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG 1977).

a) Verdeckte Gewinnausschüttungen sind bei einer Kapitalgesellschaft Vermögensminderungen oder verhinderte Vermögensmehrungen, die durch das Gesellschaftsverhältnis veranlaßt sind, sich auf die Höhe des Einkommens auswirken und nicht im Zusammenhang mit einer offenen Ausschüttung stehen (vgl. BFH-Urteil vom 22. Februar 1989 I R 44/85, BFHE 156, 177, 178, BStBl II 1989, 475). Dabei ist bei der Beurteilung der Frage, ob die Vermögensminderung durch das Gesellschaftsverhältnis veranlaßt ist, auf die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters abzustellen (BFH-Urteile vom 16. März 1967 I 261/63, BFHE 89, 208, BStBl III 1967, 626; vom 11. Oktober 1989 I R 208/85, BFHE 158, 388, BStBl II 1990, 88; vom 8. November 1989 I R 16/86, BFHE 159, 56, BStBl II 1990, 244).

b) Die Entscheidung des FG entspricht diesen Grundsätzen.

Der Aufwand anläßlich der Trauerfeier hat das Vermögen der Klägerin vermindert und war durch das Gesellschaftsverhältnis zur Witwe des S veranlaßt. Die Witwe des verstorbenen Gesellschafter-Geschäftsführers S war zur Zeit der Trauerfeier Alleingesellschafterin der Klägerin.

Ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter hätte die Aufwendungen nicht als Aufwand der Kapitalgesellschaft behandelt. Eine Trauerfeier ist grundsätzlich ein persönliches Ereignis, das die Familie des Verstorbenen in erster Linie betrifft und üblicherweise von ihr ausgerichtet wird. Es ist weitgehend üblich, Verwandte und Bekannte des Verstorbenen im Anschluß an die Bestattung zu bewirten. Die dabei üblicherweise entstehenden Kosten gehören zu den Kosten der persönlichen Lebensführung. Fallen derartige Kosten nach dem Tode des Alleingesellschafters einer GmbH an, so würde der ordentliche und gewissenhafte Geschäftsleiter den Aufwand den Hinterbliebenen belasten. Das gilt auch dann, wenn an der Feier u.a. Geschäftsfreunde und Angestellte des Unternehmens teilnehmen (vgl. für Geburtstagsfeier: BFH-Urteil vom 24. September 1980 I R 88/77, BFHE 131, 494, 496, BStBl II 1981, 108). Selbst wenn Geschäftspartner des Verstorbenen bewirtet worden sind, handelt es sich bei der Trauerfeier um ein in der persönlichen Sphäre liegendes Ereignis desjenigen, mit dem die Geschäftspartner bis zu seinem Tode geschäftlich zu tun hatten. Für einen Nicht-Gesellschafter würde der ordentliche und gewissenhafte Geschäftsleiter derartige Kosten nicht übernehmen (vgl. BFH in BFHE 131, 494, BStBl II 1981, 108).